Receção sem filas. Pacientes bem atendidos.
O ConvHi atende as chamadas administrativas da sua clínica: marcações, alterações e lembretes. A sua receção fica com quem tem à frente.
O que acontece quando ninguém atende
- A receção não tem mãos a medir
A mesma pessoa atende o paciente ao balcão e o que está à espera ao telefone.
- Vagas desperdiçadas
Uma consulta esquecida é tempo vazio que outro paciente teria aproveitado.
- Liga-se quando se pode
Muitos pacientes só conseguem ligar logo de manhã, à hora de almoço ou à saída do trabalho.
Da chamada à ação
O ConvHi não se limita a responder: deixa o passo seguinte feito e regista-o no RemarK.
- Marcações por telefone
Procura vaga por especialidade e profissional, e deixa a consulta confirmada.
- Lembretes e confirmações
Lembra a consulta e volta a preencher a vaga se o paciente não puder vir.
- Dúvidas administrativas
Horários, localização, preparação da consulta e documentação habitual.
- Passagem à receção
Qualquer questão clínica segue para a equipa, com o motivo da chamada já registado.
Do primeiro contacto à avaliação
Telefone, WhatsApp e web reservam na mesma agenda que a sua equipa vê. Cada passo fica registado no RemarK.
- Marcação
Por telefone, WhatsApp ou web, por profissional e especialidade, na mesma agenda que a receção vê.
- Confirmação imediata
O paciente recebe a consulta por WhatsApp ou email e o profissional vê o aviso na sua agenda.
- Lembretes que fecham o ciclo
Se não responder, o ConvHi liga. Se cancelar, a vaga vai para a lista de espera.
- Se alguém faltar
O ConvHi propõe outro profissional ou outro dia e abre um caso por cada consulta afetada.
- Depois da consulta
Inquérito de satisfação e, se houver queixa, aviso à equipa.
O fluxo de cada chamada.
O ConvHi recebe, atende, estrutura a informação e continua a operar em paralelo sem perder o contexto.
Cada chamada recebida é atendida de imediato com a saudação e o contexto da sua operação.
Uma chamada de exemplo
Conversa ilustrativa.
- ConvHi
Clínica Sant Jordi, bom dia. Fala o assistente virtual, em que posso ajudar?
- Cliente
Bom dia, preciso de alterar a consulta de quinta-feira com a doutora Ferrer.
- ConvHi
Com certeza. A doutora tem vaga na terça às dez ou na quarta às cinco. Qual lhe dá mais jeito?
- Cliente
Na terça às dez.
- ConvHi
Pronto, a sua consulta fica marcada para terça às dez com a doutora Ferrer. Envio-lhe a confirmação por mensagem e, na véspera, enviamos-lhe um lembrete.
Resultado Consulta alterada, vaga de quinta libertada e lembrete agendado.
A conversa continua no canal do cliente
WhatsApp, e-mail, chat web e Instagram chegam à mesma caixa de entrada do RemarK que as chamadas do ConvHi. A sua equipa vê toda a história num só lugar.
- WhatsApp
Confirmação e lembrete da consulta.
- E-mail
Preparação da visita e documentação.
- Chat web
Dúvidas sobre horários e localização a partir do site.
- Instagram
Mensagens sobre serviços e primeiras consultas.
Quando é preciso uma pessoa, ela recebe todo o contexto
O ConvHi deteta os casos que não lhe cabem e passa-os à sua equipa com o motivo, o resumo e o passo seguinte. Ninguém tem de repetir nada.
- Cliente
Há dois dias que tenho muitas dores depois da intervenção. É normal?
- ConvHi
Isso tem de ser avaliado pela equipa da clínica. Vou passá-lo agora à receção e deixar-lhes o motivo, para não ter de o repetir.
Ligado à forma como já trabalha
O ConvHi integra-se com as ferramentas que já utiliza. Se depende de alguma em particular, vemos isso consigo na demonstração.
- Agenda da clínica
- Software de gestão
- SMS, WhatsApp e email
- Central telefónica
Outros setores
OficinasAs mãos no carro. O telefone atendido.Marcações e estado do carro sem largar o trabalho no elevador.
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ImobiliáriasNenhum interessado sem resposta.Cada interessado qualificado e com a visita já marcada.
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RestauraçãoMais serviço. Menos telefone a tocar.Reservas e dúvidas resolvidas enquanto a sua equipa trata da sala.
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HotéisCada chamada, uma reserva direta.Reservas diretas e dúvidas de hóspedes atendidas a qualquer hora.
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Perguntas do setor
Dá aconselhamento médico?
Não. O ConvHi é configurado para tarefas administrativas. As questões clínicas passam para a equipa e, se o paciente descrever uma urgência, é-lhe indicado que contacte os serviços de emergência.
Pode gerir vários profissionais e clínicas?
Sim. É configurado de acordo com as suas especialidades, profissionais e unidades, com as regras de agenda de cada um.
Como se revê o que diz em cada chamada?
Cada conversa fica na auditoria do Control Hub do RemarK, para poder revê-la e afinar o agente. As condições de tratamento de dados são definidas consigo antes de começar.
Nenhum paciente à espera ao telefone.
Preparamos uma demo do ConvHi com volume, idioma, guião, integração e critérios de escalamento humano.
Feita à medida da sua operação.
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